Reserveren van een zaal

Voor een monumentaal gebouwencomplex hebben wij een reserveringssysteem ontwikkeld voor het reserveren en betalen van een zaal. Zij verhuren 3 zalen in 3 dagdelen: ochtend, middag en avond.

Zij hebben gekozen de controle zelf te houden en dat klanten een zaalreservering aanvragen in plaats van direct reserveren via de website.

Via het contactformulier geven klanten aan welke zaal en dagdeel/delen ze wensen te reserveren. Vervolgens volgen medewerkers deze aanvraag op en leggen deze vast in het systeem. Daarna wordt een bevestigingsmail verstuurd en kan er meteen een betaalverzoek meegestuurd worden. Sommige klanten worden achteraf gefactureerd en krijgen geen betaalverzoek. (keuze optie)

Via dit reserveringssysteem kunnen er reserveringen worden gewijzigd naar een ander datum en tijdstip of naar een andere zaal. Ook kan er geannuleerd worden en mocht dit binnen een bepaald tijdbestek zijn kunnen er annuleringskosten worden berekend.

Daarnaast kan er een optie op een reservering aangemaakt worden, die na een x periode verdwijnt wanneer reservering niet wordt geactiveerd.

Als extra optie kunnen reserveringen worden geëxporteerd naar Excel.

Meer info?

Wil je weten of een app voor jou een uitkomst is? Vul je gegevens in en kies ‘Bel mij’, we leggen het je graag uit.

Overzichtelijke backoffice schermen

Maandrooster

Hier ziet u de situatie die het maandrooster weergeeft van drie zalen en bovenin is de legenda met kleuren afgebeeld.

Niet beschikbaar: de zaal is niet beschikbaar (bijvoorbeeld door onderhoud)
Beschikbaar: deze zaal kan geboekt worden
Gereserveerd: vastgelegd maar nog niet betaald
Betaald: vastgelegd en betaald
Geannuleerd: reservering is geannuleerd
In optie: reservering in optie voor een bepaalde periode

Nieuwe reservering

In dit scherm is voor zaal: “Kapel”, meerdere datums en tijden zijn geselecteerd, minimaal twee datums en tijden zijn rood omkaderd, wat inhoudt dat voor deze periode al een reservering is vastgelegd.

Het is nu niet mogelijk om een reservering voor dit tijdstip vast te leggen en er zal eerst periode verwijderd moeten worden middels de prullenbak icoontjes.

In dit scherm is het mogelijk direct een nieuwe klant aan te maken of te kiezen voor een bestaande klant.Het is ook mogelijk om attributen aan te vinken en wanneer hier kosten aan verbonden zijn komen deze kosten op de factuur.Zodra de bezette periode is verwijderd en er staan geen dubbele reserveringen meer, kan men de reservering vastgelegd worden. Vervolgens wordt gevraagd of er direct een betaalverzoek meegestuurd moet worden, zodat klant direct de reservering kan afrekenen/aanbetalen.

E-mail bevestiging

Deze situatie weergeeft de e-mailbevestiging waarin het betaalverzoek is aangeboden.

Zodra op deze link wordt geklikt zal de bankapp geactiveerd worden en kan deze reservering via iDEAL betaald worden.

Er wordt in deze gewezen op het annuleringsbeleid en onderstaande e-mail kan naar wens aangepast worden.

Veel klanten hebben verschillende e-mail teksten of voeren een eigen bevestigingsbeleid of annuleringsbeleid.

Wijzig reservering

Wanneer er voor een rood blokje is gekozen wordt onderstaand scherm (pop-up) getoond.

Hier een korte uitleg over de mogelijkheden om de reservering te wijzigen:

Sluiten: sluit alleen het scherm, geen actie
Verwijderen: de reservering wordt verwijderd.
Annuleren: reservering wordt geannuleerd en wanneer dit te laat heeft plaatsgevonden, zoals bijvoorbeeld minder dan 24 uur voor aanvang reservering kunnen er annuleringskosten worden berekend.
Wijzigen: wijzigen van datum en tijd, of een andere zaal.

Reservering annuleren

Geannuleerde reservering

Wanneer er voor een paars gekleurde blokje is gekozen kan de geannuleerde reservering bekeken en gewijzigd worden.

Sluiten: sluit alleen het scherm, geen actie
Ongedaan maken: de annulering wordt verwijderd.
Nieuwe reservering: er kan een nieuwe reservering worden aangemaakt op een eerder geannuleerd tijdsblok.

Opties reservering

Er zijn klanten die voor de zekerheid een reservering willen vastleggen maar met een optie. Zij bevestigen maximaal 24 uur van te voren of de reservering doorgaat.

In deze situatie is de optie met een datum en een tijd ingevuld en als er voor de knop: Reserveren wordt gekozen zal deze reservering als optie erin staan.Er wordt bij de bevestiging een linkje meegestuurd waarmee ze de reservering kunnen activeren, hiermee wordt de reservering een bevestigde reservering.

Wanneer de optie niet wordt geactiveerd en de optiedatum en tijd is verstreken wordt de reservering automatisch verwijderd.

Overzicht reserveringen

Bovenstaande situatie weergeeft de reserveringen per periode en in dit geval betreft dit maand januari 2023.

In dit overzicht is te zien welke reserveringen actief zijn, welke zijn verwijderd en welke zijn geannuleerd en wat het annuleringspercentage betreft. (statistiek)

Exporteer reservering naar Excel

Hierboven een situatie die laat de export van reserveringen zien in Excel. De samenstelling van deze export is aanpasbaar.